La proliferación de “shadow spreadsheets” eleva el riesgo de filtraciones de datos y dificulta la gobernanza TI
Introducción
En un entorno corporativo cada vez más orientado hacia la eficiencia y la automatización, la dependencia de hojas de cálculo no oficiales —conocidas como “shadow spreadsheets”— se ha convertido en un vector de riesgo creciente para la seguridad de la información. Cuando los sistemas oficiales no ofrecen suficiente flexibilidad para los flujos de trabajo cotidianos, los empleados recurren a crear y compartir sus propias hojas de cálculo, muchas veces fuera de cualquier control institucional. Este fenómeno, lejos de ser anecdótico, representa una amenaza tangible para la integridad, confidencialidad y disponibilidad de los datos, socavando la labor de los equipos de seguridad y complicando el cumplimiento normativo.
Contexto del Incidente o Vulnerabilidad
El uso de “shadow spreadsheets” se intensifica especialmente en departamentos de finanzas, recursos humanos, operaciones y ventas. Según un informe de Grist, el 75% de las medianas y grandes empresas admite que al menos una función crítica del negocio depende de hojas de cálculo fuera de los sistemas oficiales. La tendencia ha sido acelerada por la facilidad de compartir archivos a través de aplicaciones como Microsoft Excel, Google Sheets y soluciones de almacenamiento en la nube (OneDrive, Google Drive, Dropbox), lo que facilita la circulación incontrolada de datos sensibles.
Esta práctica genera problemas estructurales: la inexistencia de un control de versiones centralizado, la ausencia de trazabilidad y la dificultad para aplicar políticas de seguridad sobre estos activos. Así, los “shadow spreadsheets” se convierten en un punto ciego para los SOC, auditores y responsables de cumplimiento (DPOs, CISOs), ya que los datos pueden ser modificados, extraídos o compartidos sin restricciones.
Detalles Técnicos
Desde un punto de vista técnico, los “shadow spreadsheets” amplifican la superficie de ataque de las organizaciones. Almacenados en ubicaciones no gestionadas, a menudo sin cifrado ni autenticación robusta, estos archivos pueden ser fácilmente exfiltrados mediante técnicas como phishing, malware de acceso remoto (RATs), o scripts automatizados que buscan documentos sensibles. Frameworks como Metasploit o Cobalt Strike pueden ser empleados para identificar y extraer datos de hojas de cálculo desprotegidas en equipos comprometidos.
En términos de MITRE ATT&CK, los TTPs más relevantes incluyen:
– T1081 (Credentials in Files): credenciales almacenadas en hojas de cálculo sin protección.
– T1005 (Data from Local System): extracción de información desde archivos locales.
– T1074 (Data Staged): preparación de datos para exfiltración.
– T1041 (Exfiltration Over Command and Control Channel): transferencia de datos fuera de la red corporativa.
Indicadores de Compromiso (IoC) habituales incluyen modificaciones no autorizadas en archivos, accesos desde ubicaciones inusuales, y transferencias masivas de hojas de cálculo a servicios de nube no corporativos.
En los últimos meses, se han reportado incidentes donde “shadow spreadsheets” contenían listas de contraseñas, información personal identificable (PII) y datos financieros críticos. Casos recientes han aprovechado vulnerabilidades como CVE-2023-24932 (relacionada con macros maliciosas en Excel), facilitando la ejecución de código arbitrario.
Impacto y Riesgos
El impacto potencial es significativo. Un estudio de Ponemon Institute estima que el 30% de las filtraciones de datos en empresas europeas tienen su origen en archivos no gestionados, siendo las hojas de cálculo el formato más común. El coste medio de una filtración de este tipo ronda los 4,45 millones de dólares, sin contar sanciones regulatorias asociadas a GDPR o la futura NIS2.
Entre los riesgos principales destacan:
– Exposición de datos sensibles a empleados no autorizados o a atacantes externos.
– Pérdida de integridad por la existencia de múltiples versiones contradictorias (“version sprawl”).
– Imposibilidad de reconstruir auditorías fiables, al no existir logs o historiales centralizados.
– Incumplimiento de normativas de protección de datos y seguridad de la información.
Medidas de Mitigación y Recomendaciones
Para mitigar estos riesgos, los expertos recomiendan:
1. Inventario y monitorización continua de archivos, utilizando DLP (Data Loss Prevention) y CASB (Cloud Access Security Broker).
2. Restricción de permisos de almacenamiento y compartición, especialmente en plataformas de nube.
3. Formación de empleados en buenas prácticas y riesgos asociados a “shadow IT”.
4. Implementación de controles de acceso granulares (Zero Trust) y cifrado persistente.
5. Integración de workflows críticos en sistemas oficiales con trazabilidad y gestión de versiones.
6. Automatización de auditorías para identificar y clasificar hojas de cálculo fuera del perímetro oficial.
Opinión de Expertos
Según Marta Rodríguez, CISO de una multinacional tecnológica: “La proliferación de hojas de cálculo no gestionadas es uno de los principales desafíos para la seguridad y el cumplimiento. Es fundamental implementar soluciones de visibilidad y control, pero también cambiar la cultura interna para que los empleados comprendan el impacto real de estas prácticas”.
Implicaciones para Empresas y Usuarios
Para las empresas, el reto es doble: por un lado, deben garantizar la agilidad operativa, y por otro, mantener la seguridad y el cumplimiento normativo. Los usuarios, muchas veces ajenos a los riesgos, tienden a priorizar la eficiencia sobre la seguridad, lo que exige políticas de concienciación y controles tecnológicos adecuados.
La entrada en vigor de NIS2 y la presión regulatoria del GDPR incrementan la responsabilidad de las organizaciones. Las sanciones por filtraciones pueden superar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual, y la falta de controles sobre “shadow spreadsheets” puede considerarse negligencia grave.
Conclusiones
La dependencia de “shadow spreadsheets” constituye una amenaza real y creciente para la seguridad y la gobernanza de la información corporativa. Abordar este fenómeno exige una estrategia integral que combine tecnología, procesos y formación. Solo así podrán las organizaciones minimizar riesgos, garantizar la trazabilidad de los datos y cumplir con las normativas vigentes en un entorno cada vez más complejo y regulado.
(Fuente: www.bleepingcomputer.com)